São muitas as tarefas que uma empresa precisa realizar para manter-se em dia. Mesmo que muitas dessas tarefas sejam conhecidas e familiares, as dúvidas sobre elas são recorrentes. Uma dessas dúvidas é com relação ao arquivo XML e DANFE. Para que servem esses arquivos? São a mesma coisa? Quais são suas diferenças? Quando uso XML ou DANFE?
Antes de começar a entender o que é cada arquivo, devemos ter em mente a definição de Nota Fiscal:
A nota fiscal é um documento obrigatório em qualquer tipo de venda (produtos ou serviços) ela é um recibo fiscal que serve para registro, documentação e também declaração de impostos. Assim como a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) nada mais é do que a própria nota fiscal no formato digital.
Existem muitas vantagens na utilização da NFe, sendo elas: reduzir a utilização de papeis, melhora o controle fiscal, ajuda no planejamento de logística de entrega de mercadorias, facilita a padronização comercial e muitos outros.
Isto posto, vamos para as definições e dúvidas acerca de XML e DANFE.
O que é XML?
O XML é a própria nota fiscal, é o arquivo padrão de registro da NFe. Sendo assim, desempenha uma importante função fiscal, logo seu arquivamento é de grande importância. Para ler um arquivo em XML é necessário ter softwares específicos. Em geral o emissor envia um arquivo em XML e PDF para o comprador.
O que é DANFE?
O DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), como o próprio nome já diz, é apenas uma representação gráfica do conteúdo, um documento auxiliar à Nota Fiscal. Contém informações como o número da nota, remetente, destinatário, conteúdo, valores e mais. Não se faz necessário arquivar esse documento, já que não possui valor fiscal.
Quando usar o DANFE ou XML?
O DANFE, como dito anteriormente, é apenas uma exibição do conteúdo da Nota Fiscal, normalmente é usado no acompanhamento das mercadorias em seu transporte. Embora não tenha valor fiscal, um carregamento desacompanhado desse documento está sujeito a multa. Diferentemente do DANFE, o XML não precisa acompanhar a mercadoria. Apesar de que as partes envolvidas na negociação devem ter o arquivo armazenado, portanto o XML deve ser emitido assim que o negócio for fechado.
Qual a diferença entre XML e DANFE?
Por fim, a principal diferença entre esses arquivos é a validade fiscal. Uma vez que o XML é verdadeiramente a NFe e o DANFE é apenas um documento representando essa nota. É de suma importância ter em mente essa distinção.
Conheça o emissor de notas:
GFazNFe
